facebook twitter youtube       Centralizator       Contact
 
Regulament

SWIMATHON CLUJ

02 iulie 2016

CUPRINS 

0. CONCURS                            

1. Descriere generală platforma Swimathon

2. Regulamentul privind campaniile de strângere de fonduri 

3. Regulamentul sportiv privind desfășurarea evenimentului 

4. Regulament privind publicul/partenerii/organizațiile

 
Calendar:


28 martie - 18 aprilie: organizaţiile, companiile şi grupurile de iniţiativă îşi pot înscrie proiectele pentru care vor să atragă resurse, aici;
28 martie - 09 mai: înscriere înotători individuali sau în ştafetă  pentru iniţiativele reprezentate la Swimathon Cluj, aici;
28 martie - 02 iulie: atragerea de fonduri pentru proiecte, aici. Susţinătorii se pot angaja să ofere sume pentru fiecare lungime de bazin pe care înotătorii anticipează că o vor înota în cadrul evenimentului, respectiv sume fixe pentru întreaga evoluţie a înotătorilor preferaţi.

Obiectivul de atragere de fonduri recomandat per proiect este de 10.000 lei.

Proiectele înscrise vor fi validate în două etape: 
- la înscrierea în competiție;
- în 20 iunie pe baza atingerii obiectivului minim intermediar de 3.000 lei. 


0. CONCURS

În cadrul celei de-a opta ediții Swimathon Cluj, Fundația Comunitară Cluj va premia primele trei proiecte care vor mobiliza cel mai mare număr de susținători la bazin. Premiile vor fi acordate astfel:
- 1.000 de lei pentru proiectul care va mobiliza cel mai mare număr de susținători la bazin
- 500 de lei pentru următoarele două proiecte care vor mobiliza cel mai mare număr de susținători la bazin

Premiile vor fi acordate proiectului înscris pentru a contribui la obiectivul propus prin atragerea de fonduri.
Susținătorii vor fi întrebați ce proiect susțin și vor fi numărați la intrarea în bazin de către voluntarii Swimathon, în momentul în care li se va înmâna brățara de intrare la eveniment.
La finalul zilei vor fi anunțate cele trei proiecte câștigătoare.

Susținătorii sunt încurajați să fie echipați cât mai creativ, dar și să aivă mesaje de susținere pentru proiectul lor favorit.
Intrarea în incinta Parcului, respectiv a bazinului este gratuită pe toată durata competiției.
 

1. Descriere generală platformă Swimathon

Swimathon Cluj reprezintă un mecanism-platformă de strângere de fonduri gestionat de Fundația Comunitară Cluj (numit mai departe organizator), dezvoltat în jurul unui eveniment de strângere de fonduri prin înot, deschis pentru companii, persoane fizice, organizații și grupuri de inițiativă (numite mai departe echipe de proiect). 

1. 1 Campania Swimathon este compusă din 3 etape:

Etapa 1: Înscriere proiecte

Etapa 2: Înscriere înotători

Etap 3: Strângere de fonduri

1. 2 Fiecare echipă de proiect și înotător fundraiser își vor dezvolta planuri de atragere de fonduri  pentru proiectul propus/susținut, iar acestea vor fi validate de echipa de organizare Swimathon, iar la cerere se poate solicita consultanță pentru dezvoltarea acestor planuri.

1. 3 Descrierea etapelor campaniei Swimathon:

1.3.1 Etapa 1 - Înscrierea de proiecte
Companiile, persoanele fizice, organizațiile sau grupurile de inițiativă vor înscrie proiecte pe platforma swimathon.fundatiacomunitaracluj.ro . Acestea vor fi validate de către organziator.
Fiecare proiect validat are la dispoziție minim un culoar, maximum două. Se poate opta fie pentru ștafetă (echipă de înotători fundraiseri de maxim 5 persoane), fie pentru înotător fundraiser individual.

1.3.2 Etapa 2 - Înscrierea de înotători fundraiseri
Înotătorii fundraiseri  se vor înscrie  pentru a reprezenta proiectele validate, pe platforma  swimathon.fundatiacomunitaracluj.ro, până la data de 09 mai 2016, cu următoarele opțiuni:

  • reprezentanții  direcți ai echipei de proiect, individual sau în ștafetă, au prioritate în ocuparea culoarelor înscrierile fiind realizate simultan cu înscrierea proiectelor;
  • ca înotător independent fundraiser, înscrierea se realizează în limita culoarelor disponibile: situația în care se înscrie individual sau se pot alătura unei ștafete în cazul în care mai există locuri disponibile până la 5 persoane. În acest caz, înotătorul va negocia cu ștafeta deja formată/echipa de proiect;
  • înotătorii care se înscriu pentru a înota pentru un proiect, își asumă repsonsabilitatea mobilizării de resurse pentru cauza pentru care înoată. Recomandăm ca obiectivul de atragere de fonduri pentru cauză să fie împărțit între organizația care înscrie proiectul și înotătorii de pe cele două culoare.


1.3.3 Etapa 3 - Înscrierea de susținători pentru înotători
Susținătorii vor oferi sume pentru fiecare lungime de bazin parcursă de înotătorul fundraiser sau ștafeta aleasă (de ex.: 1 leu x 30 de lungimi = 30 de lei, 2 lei x 40 de lungimi = 80 de lei etc.) sau sume fixe pentru întreaga evoluție a acestora în eveniment (de ex.: 100 lei/evoluție sau 200 lei/evoluție etc). În cazul ștafetelor, susținerea va fi acordată pentru întreaga echipă. 
Susținătorii vor fi atrași în urma sub-campaniilor derulate de către înotători, cu sprijinul activ al echipelor de proiect.

Înscrierea susținătorilor se va face prin completarea unui angajament de plată pe platforma  swimathon.fundatiacomunitaracluj.ro, iar contribuțiile vor fi realizate direct către Fundația Comunitară Cluj prin următoarele modalitățile de plată:

  • Plată online cu cardul –  pe platforma swimathon.fundatiacomunitaracluj.ro;
  • Prin bancă. Date bancare Fundația Comunitară Cluj: Cluj, Cluj-Napoca, CF 231 02 190 IBAN RO95 BTRL 0130 1205 J303 07XX, Banca Transilvania, Cluj-Napoca, cu mențiunea pe OP “Contribuție Swimathon pentru înotatorul _____________________”
  • Plată în numerar. La sediul Fundației Comunitare Cluj (Cloșca 6/2) sau în cadrul evenimentului, unde se va tăia și chitanță;
  • Plată prin dispozitiv de tip POS BT la sediul Fundației Cluj (Cloșca 6/2) sau în cadrul evenimentului;
  • La solicitarea susținătorilor persoane juridice se va încheia un contract de sponsorizare.


1.3.4 Evenimentul Swimathon 2016
Evenimentul de înot propriu-zis va fi organizat de Fundația Comunitară Cluj  în data de 02 iulie 2016, la Complexul de Natație Universitas, din Parcul Iuliu Hațieganu (Parcul Babeș).

1.3.5 Încheierea procesului de strângere de fonduri
Sumele completate în angajamentele de plată înregistrate online de către susținători vor fi achite până la data de 02 august 2016. 

1.3.6 Acordarea de finanțări
Sumele strânse pentru fiecare proiect vor fi direcționate de Fundația Comunitară Cluj către organizațiile sau grupurile de inițiativă care le-au înscris, pe baza unui contract de finanțare nerambursabilă. Finanțările vor fi acordate după încheierea procesului de strângere de fonduri, calendarul final fiind agreat pentru fiecare caz. 
Organizatorul va reține 15% din totalul strâns pentru fiecare proiect, pentru decontarea cheltuielilor administrative legate de organizarea evenimentului.

1.3.7 Implementarea proiectelor 
Perioada de implementare a proiectelor va fi agreată pentru fiecare caz, termenele și condițiile de raportare fiind specificate în contractul menționat la punctul anterior. 

1.4 Temerni și condiții Swimathon Cluj 
1.4.1 Înscriind un proiect pe platforma swimathon.fundatiacomunitaracluj.ro, echipele de proiect vor fi de acord cu următoarele:

  • regulamentul Swimathon 2016
  • decizia de validare a proiectului de către organizator
  • reținerea a 15% din totalul sumelor strânse în urma campaniei

Datele de contact vor fi păstrate strict pentru uzul intern al Fundației Comunitare Cluj și nu vor fi transmise unei terțe părți fără acordul echipelor de proiect.

1.4.2 Înscriindu-se pe platforma swimathon.fundatiacomunitaracluj.ro, înotătorii vor fi de acord cu următoarele:

  • regulamentul Swimathon 2016
  • decizia de validare a înscrierii înotărorului/echipei de către organizator, Fundația Comunitară Cluj
  • reținerea a 15% din totalul sumelor strânse în urma campaniei.

Datele de contact vor fi păstrate strict pentru uzul intern al Fundației Comunitare Cluj și nu vor fi transmise unei terțe părți fără acordul înotătorilor.

1.4.3 Înscriindu-se pe platforma swimathon.fundatiacomunitaracluj.ro, susținătorii vor fi de acord cu următoarele:

  • regulamentul Swimathon 2016
  • suma va fi direcționată sub forma unui grant spre proiectul reprezentant de înotătorul susținut
  • reținerea a 15% din totalul sumelor strânse în urma campaniei, inclusiv din suma donată de către susținător

 Datele de contact vor fi păstrate strict pentru uzul intern al Fundației Comunitare Cluj și nu vor fi transmise unei terțe părți fără acordul susținătorului.
 



2. Regulamentul privind campaniile de strângere de fonduri

2.1. Pot înscrie proiecte în Swimathon Cluj, urmând să strângă fonduri pentru acestea, următoarele categorii: companii, persoane fizice, grupuri de inițiativă și organziații. 
 
2.2 Pentru înscrierea proiectelor, va fi completată secțiunea Pagina Proiectului pe platforma swimathon.fundatiacomunitaracluj.ro.

2.3 Obiectivul financiar recomandat de strângere de fonduri pentru fiecare proiect înscris este de  10.000 de lei. 

2.4 Înscrierea proiectului va fi validată numai după completarea formularului Descriere campanie mobilizare susținători, pe swimathon.fundatiacomunitaracluj.ro, proiectul devenind după validare vizibil pe această platformă.

2.5 Fiecare proiect înscris la Swimathon va fi reprezentant în cadrul evenimentului Swimathon de înotători fundraiseri - individuali sau ștafetă/echipă. Aceștia se vor înscrie completând secțiunea Pagină înotător, pe platforma swimathon.fundatiacomunitaracluj.ro.

2.6 Ștafetele vor fi alcătuite din maxim 5 înotători fundraiseri care se vor organiza ca echipă de înotători fundraiseri înainte de înscrierea online, obținând și acordul echipei de proiect. Organizatorul se va asigura că cele două părți vor comunica în vederea stabilirii acestui acord. 

2.7 Pentru fiecare proiect înscris la Swimathon, organizatorul pune la dispoziție minim un culoar, maximum două, din care unul obligatoriu va fi ocupat de către  un înotător fundraiser individual. Pentru celelalte culoare se poate opta fie pentru ștafetă (echipă de înotători fundraiseri de maxim 5 persoane), fie pentru înotător fundraiser individual, pentru aceasta din urmă neexistând o limită în privința numărului de înotători care se pot înscrie. 
2.8 Înotătorii fundraiseri și echipele de înotători fundraiseri vor fi validați de către Fundația Comunitară Cluj, înotătorii independeți sau ștafetele independente au nevoie și de acordul echipelor de proiect. Ulterior, profilul înotătorilor și al ștafetelor vor deveni vizibile pe platforma swimathon.fundatiacomunitaracluj.ro. Astfel susținătorii vor putea să angajeze sume pentru aceștia.

Formularul Înscriere susținător reprezintă un angajament de plată, plata efectivă putând fi realizată oricând după completarea formularului pana la data limita de 02 august 2016. 

2.9 La înscriere, au prioritate înotătorii fundraiseri propuși de echipele de proiect, restul înotătorilor urmând să se înscrie în funcție de locurile rămase disponibile, alocate în ordinea înscrierii. 

2.10 Înotătorii fundraiseri independenți de echipele de proiect au următoarele opțiuni de înscriere:

  • pot opta pentru unul dintre culoarele destinate înotătorilor individuali, alocate proiectelor, în limita locurilor disponibile;

  • pot forma o echipă pentru a înota în ștafetă, obținând în prealabil acordul și susținerea echipelor de proiect;

  • pot contacta o ștafetă deja alcătuită, solicitând înscierea în aceasta;

 
2.11 Fiecare înotător fundraiser va estima la înscriere numărul de lungimi de bazin înotate în cadrul evenimentului având la dispoziție o oră de înot și un culoar.  În cazul ștafetei, estimarea se va face însumând numărul lungimilor aproximate, înotate de către membrii acesteia. După încheierea evenimentului, numărul de lungimi estimate vor fi echivalate cu numărul de lungimi reale înotate.

2.12  Înotătorii individuali fundraiseri, respectiv ștafetele de înotători fundraiseri  înscrise în Swimathon vor putea fi susținute completând formularul Înscriere susținător pe platforma swimathon.fundatiacomunitaracluj.ro.

2.13 Formularul Înscriere susținător reprezintă un angajament de plată, plata efectivă putând fi realizată oricând după completarea formularului până la data limită de 02 august 2016. 

2.14  În angajament, susținătorul poate opta pentru oferirea unei sume pentru fiecare lungime de bazin înotată (de ex. 1 leu x 30, 2 lei x 30, 1 leu x 40), pe baza estimărilor completate în Pagină înotător, respectiv cu o sumă fixă, pentru întreaga evoluție în eveniment (de ex. 100 lei, 200 lei etc.). În cazul ștafetelor, susținerea va fi acordată întregii echipe, pe baza estimărilor însumate ale înotătorlor, respectiv se poate oferi o sumă fixă. 

Plățile vor fi realizate prin următoarele modalități:

  • Plată online cu cardul –  pe platforma swimathon.fundatiacomunitaracluj.ro;

  • Prin bancă. Date bancare Fundația Comunitară Cluj: Cluj, Cluj-Napoca, CF 231 02 190 IBAN RO95 BTRL 0130 1205 J303 07XX, Banca Transilvania, Cluj-Napoca, cu mențiunea pe OP “Contribuție Swimathon pentru înotatorul _____________________”

  • Plată în numerar. La sediul Fundației Comunitare Cluj (Cloșca 6/2) sau în cadrul evenimentului, unde se va tăia și chitanță;

  • Plată prin dispozitiv de tip POS BT la sediul Fundației Cluj (Cloșca 6/2) sau în cadrul evenimentului;

  • La solicitarea susținătorilor persoane juridice se va încheia un contract de sponsorizare.

2.15 Sumele prevăzute în angajamentele de plată vor fi achitate până la 02 august 2016. 

2.16  Fundația Comunitară Cluj va centraliza angajamentele de plată și va trimite participanților informări periodice privind sumele încasate. 

2.17  După eveniment, Fundația Comunitară Cluj va furniza o situație actualizată a sumelor încasate. 



3. Regulamentul sportiv privind desfășurarea evenimentului

3.1 Fiecare înotător individual, respectiv ștafetă vor avea la dispoziție culoarul de înot în cadrul evenimentului  timp de 60 de minute, interval în care vor parcurge cât mai multe lungimi de bazin.

3.2 Va fi contablizată ca o lungime de bazin distanța parcursă de un înotător de la un capăt la celălalt al culoarului de înot, pe un singur sens. Lungimle de bazin vor fi numărate în timpul evenimentului de către voluntarii Fundației Comunitare Cluj. 

3.3 Accesul înotătorilor participanți în bazin va fi posibil numai după instructajul privind siguranța înotătorilor, realizat de organizator, respectiv după completarea unui formular-declarație pe propria răspundere.

3.4 În cazul echipelor de înotători, nu este permis înotul simultan a două sau mai multe persoane într-un culoar. Schimbarea înotătorilor unei echipe se va face în stil ștafetă, doar după ce înotătorul parcurge minim o lungime de bazin.

3.5  Înotătorii pot alege stilul de start (din apă sau de pe bloc-start) și de înot. 

3.6 Înotătorii trebuie să poarte echipament corespunzator (costum de baie adecvat, cască de protecție, ochelari etc).

4. Regulament privind publicul/partenerii/organizațiile

4.1 În cadrul evenimentului Swimathon 2015 toate drepturile de comercializare produse sau alte metode de strângere de fonduri în afara concursului de înot, sunt rezervate exclusiv organizatorilor - Fundația Comunitară Cluj.

4.2 Fundația Comunitară Cluj este operator de date cu caracter personal sub nr. 29070

4.3 Fundația Comunitară Cluj decontează cheltuieli administrative de 15% din totalul sumelor mobilizate.